Grundsätzliches zur Anwendung 

Das vorliegende System zur Kanzleiorganisation soll es Ihnen ermöglichen Ihre gesamten Kanzleivorlagen elektronisch zu verwalten. Eine Bearbeitung von Mandanten ist mit diesem System grundsätzlich nicht vorgesehen.

Nicht alle Dokumente und Prozessschritte sind selbst erklärend. Aus diesem Grund haben Sie die Möglichkeit zu jedem Dokument eine eigene Bezeichnung für den Dateiinhalt zu vergeben. Darüber hinaus können Sie eine Erläuterung zu der Datei hinterlegen. So können häufige Missverständnisse bei der Anwendung einer Datei vermieden werden. Zur Erfassung des Dateiinhaltes und der Erläuterungen wählen Sie bei der entsprechenden Datei die Funktion (Bearbeiten). Die Erläuterung kann nach der Erfassung über das Symbol angezeigt werden.

Mustervorlagen überarbeiten und als Kanzleivorlagen speichern

Alle auf der CD zusammengestellten Vorlagen können Sie bearbeiten und nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Zu diesem Zweck öffnen Sie die entsprechende Vorlage. Falls das Dokument geschützt ist, können Sie den Schutz über die Funktion "Extras" / "Blattschutz aufheben" (Microsoft Excel) bzw. "Extras" / "Dokumentenschutz aufheben" (Microsoft Word) deaktivieren. Um ein unbeabsichtigtes Überschreiben der Ursprungsvorlage zu verhindern, speichern Sie diese veränderte Vorlage unter dem Zwischenverzeichnis Qualitätssicherung/Kanzleivorlagen ab. Ein direktes Rückspeichern in das Programm Qualitätssicherung ist nicht möglich.

Die Kanzleivorlagen können Sie dann in dem Programm Qualitätssicherung an der entsprechenden Stelle mit Hilfe der Funktion Neues Dokument einfügen. Bitte aktivieren Sie bei diesen Dateien das Merkmal "Kanzlei" über den Punkt (Bearbeiten). Die von Ihnen veränderten und mit dem Zusatz Kanzlei versehenen Dokumente sind bei eventuellen Updates vor Überschreibungen geschützt.

Eigene Vorlagen aufnehmen

Falls Sie in Ihrer Kanzlei zu den einzelnen Teilbereichen des Qualitätssicherungssystems bereits eigene Vorlagen entwickelt haben, sollten Sie diese in das System einbinden. Zu diesem Zweck können Sie an der jeweiligen Stelle des Qualitätssicherungssystems mit Hilfe der Funktion Neues Dokument Ihre Vorlagen mit aufnehmen. Eine Veränderung der Verzeichnisstruktur ist nicht möglich.

Vorlagen löschen

Vorlagen, die Sie aus Ihrem Qualitätssicherungssystem entfernen wollen, können Sie mit Hilfe der Funktion (Bearbeiten) bei der entsprechenden Datei löschen. Zur Sicherheit erfolgt vor dem endgültigen Löschen eine Sicherheitsabfrage.

Dokumente nicht im Internet Explorer öffnen

Wenn Sie die Dokumente nicht im Internet Explorer öffnen wollen, sondern wie vom Windows Explorer gewohnt in einem eigenen Fenster öffnen wollen, dann müssen Sie im Windows Explorer (nicht im Internet Explorer) folgende Einstellung vornehmen:

Gehen Sie auf den Menüpunkt "Extras", danach zu "Ordneroptionen, Dateitypen". In der Liste der registrierten Dateitypen suchen Sie den Typ aus, dessen Verhalten Sie ändern möchten, etwa "DOC" (für Word), "XLS" für Excel und "PPT" für PowerPoint. Rufen Sie dann mit einem Klick auf "Erweitert" beziehungsweise "Bearbeiten" den Dialog "Dateityp bearbeiten" auf.

Hier steuert die Option "Im selben Fenster durchsuchen", ob der Internet Explorer die Datei im selben Fenster öffnet. Um die eingebette Ansicht für alle Ihre Anwendungen (nicht nur die Qualitätssicherung) zu deaktivieren, entfernen Sie beim gewünschten Dateityp das Häkchen vor "Im selben Fenster durchsuchen". Die Änderung ist nach einem Klick auf "OK" sofort wirksam.

Wie kann ich PowerPoint-Präsentationen bearbeiten?

Wenn PowerPoint-Präsentationen im Vollbild-Modus starten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle und wählen Sie "Folien bearbeiten" aus. Sie können dann wie gewohnt die Präsentation verändern.